Informationsschreiben der Firma ComMusic vom 7. Mai 2018 an alle Softwarenutzer. Dieses wurde Ihnen per Mail zugestellt.

Sehr geehrte Damen und Herren,

am 25.05.2018 tritt die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Damit Sie weiterhin datenschutzkonform arbeiten können, stellen wir Ihnen eine neue Softwareversion zur Verfügung.
In den nächsten Tagen wird die Version 2018.1.3 zum Download freigegeben. Alle Anwender, die die Version 2018 installiert haben, bekommen dieses neue Servicerelease über den automatischen Download zur Verfügung gestellt. Der Registrierschlüssel der Version 2018 ist weiterhin gültig.
Möchten Sie die Neuerungen ohne Verzögerung sofort benutzen, können Sie hier das aktuelle Servicerelease herunterladen:

https://www.commusic.de/herunterladen.html

Im Folgenden erläutern wir Ihnen die wichtigsten Änderungen in der neuen Version.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Nach der neuen DSGVO muss jeder Verein, der seine Daten auf unseren Servern verarbeitet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns abschließen. Mit der neuen Version können Sie das auf elektronischem Weg durchführen. Die Software fordert Sie automatisch zum Abschluss auf. Sie
benötigen je nach Lizenz das Administrator-Passwort oder das Melde-Passwort.
Der Vertrag muss bis zum 24.05.2018 abgeschlossen werden. Ohne Vertragsabschluss können Sie ab dem 25.05.2018 keine Serverdienste von ComMusic mehr in Anspruch nehmen. Das ist auch der Grund, weshalb ab dem 25.05.2018 für den Serverbetrieb keine älteren Versionen mehr zugelassen werden.

Einwilligung zur Datennutzung

Für den Serverbetrieb ist es notwendig, dass Sie uns Ihre Einwilligung zur Datennutzung erteilen. Diese Einwilligung müssen Sie vor dem Serverzugriff in der Software bestätigen. Die Aufforderung dazu erfolgt automatisch.

Neue Dokumente für Ihre Mitglieder

Folgende Dokumente, die Sie unter „Personen / Anschrift“ finden, wurden auf die neue DSGVO angepasst:

• Verpflichtungserklärung (ehemals Verpflichtungserklärung nach §5 BDSG)
• Einwilligung zur Datennutzung (ohne Datenschutzordnung) Datenschutzunterrichtung
• Vereinsbeitritt Einwilligung zur Datennutzung - Internet

Diese Dokumente können Sie in bewährter Art an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen (rechte Maustaste auf dem Schalter betätigen und „Dokument bearbeiten“ wählen).

Adressabgleich „Mein - Verein“

Der automatische Adressabgleich unter „Mein Verein“ wurde aus Datenschutzgründen im lokalen Betrieb abgeschaltet.

ChangeLog

Alle Änderungen in der Software können Sie hier nachlesen:

• https://www.commusic.de/dokumente/ChangelogVerein2018.pdf
• https://www.commusic.de/dokumente/ChangelogVerband2018.pdf

Neue Dokumente zum Datenschutz

Folgenden Dokumente zum Thema Datenschutz wurden von uns zur Verfügung gestellt bzw. überarbeitet:

• Leitfaden zur Umsetzung der DSGVO in ComMusic: https://www.commusic.de/dokumente/LeitfadenComMusicDSGVO.pdf
• Sicherheitsmechanismen im Serverbetrieb: https://www.commusic.de/dokumente/Sicherheitsaspekte.pdf
• Datenschutzerklärung der Firma ComMusic: https://www.commusic.de/dokumente/Datenschutzerklaerung.pdf

Vom Bundesverband „BDMV“ wurde „Der kleine Leitfaden der BDMV zum Datenschutz“ zur Verfügung gestellt. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Datenschutz im Verein:
http://www.bdmv-online.de/service-center/datenschutz/leitfaden

Mit freundlichen Grüßen
Ihre Firma ComMusic